Microsoft 365 e aumento dei prezzi

Microsoft 365 e l’aumento dei prezzi: 4 cose da fare per ridurre l’impatto sul budget

A marzo entrerà in vigore il temuto aumento di prezzi annunciato da Microsoft, che varierà dal 9 al 25% a seconda dell’offerta. Ma ci sono dei modi per proteggere la propria spesa IT e affrontare con successo le negoziazioni per il rinnovo.

Pagate di più perché vi stiamo offrendo di più.

Questa è in sintesi la motivazione che sta spingendo Microsoft ad aggiornare sostanzialmente i prezzi di Microsoft 365, che non avevano subito significative variazioni dal lancio di Office 365, ancora dieci anni fa. Un «increased value» di innovazione decennale in tre aree chiave – comunicazione e collaborazione, sicurezza e compliance, AI e automazione – che non poteva non richiedere un adeguamento dei prezzi, secondo il colosso di Redmond. Considerando anche l’introduzione tra poche settimane di nuove funzionalità di audio-conferenza.   

Il listino aggiornato, che vedrà un aumento del 9 al 25% a seconda dell’offerta, entrerà in vigore dal primo marzo 2022.

I prezzi aumenteranno di più nella fascia bassa (il 20%, da 5 a 6 dollari per utente) rispetto quella alta (il 12,5%, da 32 a 36 dollari per utente), segnale che Microsoft sta spingendo le aziende a spendere di più per risparmiare di più. Gli aumenti di prezzo percentuali, infatti, saranno minori sull’acquisto di bundle più completi (e più costosi). Queste modifiche non interesseranno per il momento le versioni consumer o educative del software.

Questo annuncio ha spiazzato le organizzazioni, che già destinano una consistente fetta del proprio budget IT per le licenze Microsoft e le sta portando a chiedersi per cosa stanno esattamente pagando. M365 è l’applicazione Saas più usata al mondo perché soddisfa le esigenze di nuovi modi di lavorare più flessibili e ibridi e per molte aziende è un must have.

Considerando la sua centralità nello stack tecnologico aziendale, come possono le aziende far fronte a questo aumento di spesa?

Ridurre l’impatto dell’aumento dei prezzi? Si può!

Quello di Microsoft è forse l’esempio più eclatante, ma l’aumento dei costi del software è nelle corde di molti vendor.

Eppure, secondo Gartner, il 30% della spesa crescente per software e servizi cloud resterà inutilizzato. La conclusione che ne consegue è che, ottimizzando gli inutilizzi, le aziende potrebbero non avvertire significative modifiche ai budget già destinati alla spesa per le licenze.

Secondo il “Global Office 365 Report: licenze optimization” il 56% delle licenze M365 costa di più alle aziende perché la licenza è:

  • inattiva: nessuno la sta usando
  • sottoutilizzata: l’utente non usa tutte le funzioni comprese nella licenza
  • sovradimensionata: all’utente è stato assegnato un piano di licenza superiore al suo reale utilizzo
  • non assegnata: non è stata assegnata dopo l’exit del dipendente

Quali azioni si possono intraprendere per ridurre la spesa per licenze di cui non si ha realmente bisogno, allo scopo di avere budget da usare per coprire gli aumenti previsti per marzo?

Le 4 cose da fare per ridurre l’impatto

In NETCOM abbiamo una lunga esperienza di Spend Optimization operata sul patrimonio di licenze software di grandi aziende, che nasce da una conoscenza approfondita delle logiche contrattuali, commerciali e di compliance dei principali vendor.

Ci sono delle azioni che le aziende possono eseguire per proteggere la propria spesa IT e affrontare con maggiore consapevolezza i rinnovi. Per ricordarle, abbiamo anche un simpatico acronimo: URRÀ (potrebbe essere proprio l’esclamazione da usare a fronte di un budget tutelato!).

Understand the usage
Re-allocate the unused
Rationalize the technology
Analyse the whole scope of expenditure

Vediamole nel dettaglio:

  • comprendere il reale utilizzo di M365

Il primo passo, per scoprire se stiamo sostenendo costi superflui, è sapere cosa abbiamo in casa e come lo stiamo usando. Per farlo, dobbiamo mettere in relazione i dati relativi a tre elementi fondamentali:

  • utenti: chi necessita di accedere ai servizi di Microsoft 365 (quindi chi è attivo)
  • assegnazioni: licenze e abbonamenti assegnati ai vari utenti
  • utilizzi: applicazioni che ciascun utente utilizza per svolgere il proprio lavoro

Queste informazioni possono essere recuperate nativamente all’interno del centro di amministrazione di Microsoft365 (a volte anche direttamente dalle applicazioni, vedi i dati di utilizzo di PowerBI).

Solitamente le aziende esportano le singole voci in report, poi le aggregano in fogli Excel. A questo punto effettuano dei calcoli per verificare se tutti gli utenti a cui sono state assegnate determinate licenze stanno usando tutte le applicazioni di cui hanno bisogno (tenendo conto dei componenti inclusi in ogni livello).

Un processo lungo e laborioso che va moltiplicato per tutti gli utenti che fanno parte dell’azienda e che spesso non riesce ad essere fatto nei tempi previsti per il pushback nelle negoziazioni. Il nostro consiglio è automatizzare il più possibile il processo di verifica.

Utilizzate uno strumento SAM (Software Asset Managemnent) con incluse funzionalità di software recognition avanzate. Questi tipi di tool offrono liste di dati già “normalizzati” (quindi evitano il rumore di fondo) e riconciliano correttamente le diverse famiglie di applicativi Microsoft e le varie intestazioni software con i relativi dati di uso (utenti, assegnazioni, utilizzi)

Ai nostri clienti lo configuriamo in modo che abbia una vista dedicata solo a Microsoft 365 e ai suoi modelli di licensing.

Quali sono gli insight che potete trarre da questi report? Potete vedere a colpo d’occhio:

  • se ci sono utenti che utilizzano un livello di abbonamento superiore al loro reale bisogno

Le licenze M365 per le aziende (Business/Enterprise, a seconda del numero di utenti), vengono vendute sulla base di livelli sempre costosi, con ogni livello che fornisce applicativi e servizi aggiuntivi. Le differenze tariffarie tra un livello e l’altro non sono poche, si va dai 7 ai 53 euro.

piani Microsoft 365

Ci sono abbonamenti (vedi E5) che arrivano a combinare fino a 25 applicazioni in un’unica offerta combinata. Nel loro lavoro quotidiano ci saranno sicuramente degli utenti che beneficeranno dell’intera offerta, altri che invece potrebbero svolgere tranquillamente il loro lavoro con livelli inferiori e più economici (es. E3). Pensiamo alle applicazioni Visio e Project, che fanno parte del livello più costoso: quanto sono effettivamente usate?

L’analisi dei dati di utilizzo in relazione ad assegnazioni e utenti serve proprio a questo: a identificare titolarità eccessive. Anche se le assegnazioni rispecchiano i profili aziendali, non è detto che siano coincidenti. Quanti C-level, ad esempio, delegano compiti da fare ai dipendenti, nonostante abbiano tutta la strumentazione per farlo? Quello che realmente conta sono i flussi di lavoro.

  • se ci sono licenze inattive

Ci sono aziende che per via delle loro dimensioni hanno un turnover molto elevato. Bisognerebbe dunque verificare in tempo reale quanti utenti attivi e inattivi ci sono nell’ecosistema aziendale. Quello che succede, infatti, è trovarsi con abbonamenti assegnati e non utilizzati e abbonamenti acquistati ma ancora da assegnare.

Secondo il Global Office 365 report citato prima, solo ridistribuendo le licenze inattive si risparmierebbe il 14% dei costi totali. Su una spesa di 500mila euro, il 14% dei costi sono 70mila euro, mica pochi!

  • se ci sono licenze doppie

Può succedere che nel passaggio da un modello di licenza all’altro una stessa persona si trovi ad avere più abbonamenti. Facciamo un esempio: un dipendente potrebbe avere una licenza perpetua basata sul dispositivo e un abbonamento M356 a che prevede l’accesso fino a 5 dispositivi. Non avrebbe senso a questo punto escludere il dispositivo della licenza perpetua dal pool di dispositivi registrati nella licenza M365?

Le ragioni della duplicazione sono molteplici: fusioni di aziende, acquisti gestiti da funzioni aziendali diverse, riattivazioni erronee di licenze ecc.

Dobbiamo quindi verificare se ci sono utenti che hanno più di una licenza. Questo lavoro è molto utile anche per la verifica della compliance perché ci aiuta a capire se ci sono eventuali scoperture nelle assegnazioni rispetto a quanto stabilito nei contratti con il vendor.

  • prevedere piani automatici di riassegnazione

Una volta ottenute queste informazioni in forma di report, consigliamo di impostare degli automatismi per riconvertire/riassegnare le licenze sovrautilizzate, inutilizzate o duplicate.

Questo agevola anche l’impostazione di procedure self-service di attivazione dei piani di abbonamento: ogni utente, monitorato nei suoi workflow, potrebbe ricevere un piano adeguato ai suoi utilizzi.

Giusto per fare un esempio, noi impostiamo all’interno dello strumento SAM dei flussi automatizzati che controllano periodicamente le applicazioni inutilizzate. Visto che le normative prevedono la riassegnazione a nuovi utenti non più di una volta ogni 90 giorni, il sistema le “registra” e le mette da parte, per poi produrre un alert per quando è possibile riassegnarle.

Microsoft 365: utenti attivi
  • razionalizzare le applicazioni

C’è un altro aspetto di cui tenere conto. Microsoft e le sue dozzine di miglioramenti hanno creato uno stack tecnologico che a volte è quasi ridondante. Ci sono possono essere all’interno dello stesso bundle applicazioni che hanno funzionalità simili (vedi, ad esempio, Sharepoint/Dropbox e Teams/Zoom).

A volte un piano inferiore è sufficiente. Consigliamo, inoltre, un’analisi della tecnologia a partire dalle reali esigenze. Ciò serve per valutare anche eventuali alternative più economiche (se non gratuite), da affiancare ai piani di abbonamento di livello più basso.

Questa analisi potrebbe tornare utile anche per negoziare dei contratti di licenza standardizzati su un determinato pool di applicazioni, ottenendo migliori economie di scala.

  • analizzare la spesa cloud nel suo complesso

Per quanto Microsoft 365 sia la suite Saas di punta di Microsoft, non è l’unico prodotto a cui guardare per assicurare la continuità del business. Server, data center, infrastruttura ecc. sono diverse le aziende che stanno progettando di spostare i dati aziendali e i carichi di lavoro sul cloud di Microsoft, Azure.

Per questo motivo consigliamo di ottenere la piena visibilità su tutte le aree di spesa – software on-premises, infrastruttura cloud e utilizzo delle applicazioni Saas – in modo da avere una visione di insieme che permetta, in caso di negoziazioni, di optare per un’offerta complessiva che benefici delle economie di scala legate all’uso di più soluzioni Microsoft.

Se non è possibile ridurre eccessivamente il costo per le licenze, si possono trovare altre aree di ottimizzazione. Il cloud, in particolare, è conosciuto per la sua versatilità e facilità di attivazione, ma ha dei costi nascosti che richiedono una gestione ad hoc. Senza pratiche e strumenti di FinOps (Cloud Financial Management), si rischia di gestire la spesa Microsoft come se fosse divisa in tanti piccoli silos.

Se hai bisogno di consulenza e supporto per ridurre l’impatto dell’aumento dei prezzi, non esitare a contattarci alla mail info@netcom.it!