DAAP: sì o no? I 5 fattori da considerare nella scelta del modello di licenza SAP®

A dicembre 2021 termina la possibilità di aderire al DAAP (Digital Access Adoption Program), il programma  agevolato offerto da SAP® per passare al nuovo modello di licensing per l’accesso indiretto/digitale. In questo articolo spiegheremo di cosa si tratta e quali sono gli elementi da considerare per fare una scelta consapevole.

Tutti conoscono SAP®.

Dalla contabilità all’amministrazione, dalla logistica alla vendita, dal controllo di gestione alle risorse umane… le aree in cui si applica sono molteplici. Il fatto che sia un sistema “aperto” (vedi la Open Data Initiative promossa da Microsoft, Adobe e SAP®) facilita lo scambio di informazioni – lettura, aggiornamento, cancellazione di dati – con applicativi esterni. 

Al suo “core” possono accedere sia dispositivi, bot o sistemi automatizzati, ma anche persone (clienti, fornitori ecc.), tramite un software intermedio non SAP®. Interfacce EDI, sistemi CRM di terze parti (ad esempio Salesforce), mobile e IoT device possono essere usati per creare in maniera automatizzata all’interno di SAP® richieste di servizio o ordini di vendita.

Il rischio di accesso indiretto e digitale

Storicamente la metrica più usata da SAP® per licenziare è legata al numero di utenti (i cosiddetti “Named Users”) che usufruiscono del software.

Il System Measurement Guide di SAP® per la definizione di “uso” del software: “Use” as a “means to activate the processing capabilities of the software, load, execute, access, employ the software, or display information resulting from such capabilities.”

Quindi dobbiamo ritenere i sistemi terzi che accedono a SAP® e i loro utenti (clienti, partner commerciali ecc.) come inclusi o esclusi dalla metrica? Nei contratti le definizioni di “use” e “named user” possono non essere univoche e generare dubbi sulla loro interpretazione, fino ad approdare in tribunale (vedi il caso Diageo UK).

Il problema di licenziare correttamente gli accessi indiretti/digitali espone le aziende a seri rischi di non conformità: se il vendor le rileva, potrebbero esserci importanti costi imprevisti da sostenere che vanno giustificati con il board.

Per agevolare i suoi clienti a fare chiarezza sul tema, SAP® nel 2018 ha introdotto il modello Digital Access, che ha stabilito una metrica che si basa non più sul numero di utenti, bensì sul numero di documenti (ce ne sono di 9 tipi) che i sistemi terzi non SAP vanno a creare sui sistemi SAP®.

Digital Access, DAAP e SAP®

L’anno successivo, per invogliare i clienti ad effettuare il passaggio alla nuova modalità, SAP® ha annunciato il Digital Access Adoption Program (DAAP), un programma di adozione del modello Digital Access con incentivi molto vantaggiosi.

Al momento c’è tempo fino a dicembre 2021 per accedere al DAAP e alle sue forti scontistiche.

Come si legge nel SAP ERP Pricing for the digital age, i clienti possono decidere se mantenere lo status quo del contratto SAP® già stipulato (e quindi continuare a utilizzare licenze per utente), convertire in “documenti” solo le licenze inutilizzate oppure modificare l’intero contratto adeguandolo al nuovo modello.

DAAP Digital Access SAP
Ma come facciamo a valutare l’opzione migliore per la nostra azienda e a proteggerci da eventuali rischi di accesso indiretto/digitale non calcolati?

DAAP e SAP®: gli elementi per una scelta consapevole

Cinque sono gli elementi che dobbiamo considerare prima di procedere con la negoziazione:

  • terminologia contrattuale

Il primo elemento da valutare è il contratto stipulato con SAP®. L’accesso indiretto è influenzato dalla terminologia utilizzata ed è spesso causato quando le definizioni di “use” e “named user” sono poco dettagliate o male interpretabili.

Nella terminologia non devono esserci infatti dubbi sugli scenari in cui gli utenti non censiti possono accedere a SAP®.

In particolar modo, dobbiamo prestare attenzione in presenza di applicazioni RPA come i bot: il termine “named user”, soprattutto se il contratto fosse stato stipulato prima dell’introduzione del nuovo modello Digital Access, potrebbe riferirsi solo a un utente “umano”, causando rischiose scoperture.

  • calcolo del rischio di accesso indiretto/digitale

Per avere la piena consapevolezza del rischio di accesso indiretto/digitale, bisogna conoscere quali sono le applicazioni non SAP® che accedono al “core” e le azioni che compiono.

Rilevarle in maniera errata ha delle conseguenze: un’interfaccia non SAP® identificata come SAP® porterebbe ad escluderla dal conteggio dei documenti e di conseguenza minare l’esposizione alla conformità perché il totale sarebbe inferiore a quanto dichiarato nel LAW.  

  • presenza di RPA

Quando parliamo di RPA (Robotic Process Automation) facciamo riferimento a software “intelligenti” che automatizzano task altrimenti compiute da un umano. Nonostante il prosperare di tecnologie volte alla Digital Transformation, esistono ancora dei punti aperti su come licenziare queste applicazioni.

Ne parliamo in maniera approfondita qui, ma identificare la loro natura (si tratta di automazione assistita o non assistita?), il loro comportamento (rientrano nelle casistiche della “static read” oppure attivano le capacità di elaborazione del software SAP®?) e i termini previsti dal contratto, aiuta a valutare qual è la migliore metrica per licenziarli, con uno sguardo anche al futuro.

Se si prevede di avviare progetti RPA nei prossimi anni, è fondamentale mettere a disposizione queste informazioni già adesso nelle mani di chi ha potere decisionale, per poter garantirsi in fase di negoziazione le condizioni contrattuali più adatte alle esigenze dell’azienda.

  • metodo di misurazione

Per agevolare il passaggio al nuovo modello, SAP® ha messo a disposizione dei suoi clienti due metodi di misurazione dei documenti, ma i report che forniscono non offrono la completezza necessaria per decidere al meglio.

Il metodo di stima fa affidamento sullo strumento SAP® Note che potrebbe non differenziare le interfacce SAP® (come SuccessFactor) da quelle non SAP®. Includere SuccessFactor, ad esempio, tra le interfacce da licenziare come accesso indiretto, potrebbe portare a una spesa superflua perché produce un gran numero di documenti di Time Management.

Il metodo di conteggio invece si serve del SAP® Passport. Si tratta di un tool che è operativo solo dal momento della sua installazione. Se ci servono analisi retrodatate non sempre è in grado di fornircele.

Per questo motivo bisogna assicurarsi di avere in aggiunta a questi strumenti delle reportistiche affidabili, per poter fare il conteggio ottimale dei documenti. Noi consigliamo Snow Optimizer for SAP® (SOS) per la sua velocità e affidabilità, dato che riesce a produrre in mezza giornata report che altrimenti richiederebbero mesi di lavoro. 

  • incentivi

Arriviamo al pezzo “forte” del DAAP per SAP®: gli incentivi.

Come si legge nel documento di presentazione del DAAP, il cliente può scegliere se licenziare il 115% dell’attuale utilizzo stimato dai “digital objects” (i documenti prodotti da accesso indiretto/digitale) e il canone di licenza sarà applicato solo al 15% di crescita, con lo sconto applicabile all’intero volume (115%).

Viceversa, può licenziare il 100% dei “digital object” e il 90% di sconto sarà applicato solo ai “digital object”. Cosa cambia? Il primo incentivo è più costoso, ma ha un maggiore margine di crescita (se si prevede un aumento delle tecnologie digitali e dei documenti da essi prodotti), mentre il secondo è più economico, anche se con una percentuale inferiore (15%) di documenti e una fee di manutenzione meno onerosa da sostenere (soprattutto se il numero di documenti è inferiore al previsto).

Dovendo prendere in considerazione questi cinque elementi, possiamo concludere che non possiamo fare una valutazione corretta senza:

  • avere una conoscenza precisa del nostro ambiente SAP® e di tutti i sistemi terzi non SAP® che vi accedono
  • verificare se le licenze utente già licenziate coprono gli accessi indiretti
  • fare una stima precisa dei documenti che si andranno a produrre

Solo con queste informazioni a disposizione, sarà possibile negoziare con cognizione di causa e valutare l’opzione più adatta per la propria azienda.

NETCOM ha un’esperienza pluriennale sul licensing SAP® e nel webinar “SOS licenze SAP®. Sfide e incognite da affrontare nel 2021” in programma per il 28 ottobre 2021 parleremo di come fare per ottenere rapidamente report completi per scegliere se aderire o meno al DAAP!

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*SAP ® e altri prodotti e servizi SAP ® menzionati sono marchi registrati di SAP SE (o di una società affiliata a SAP) in Germania e in altri paesi.

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