Gli avvenimenti di questo periodo non ci possono lasciare impassibili di fronte alle numerose domande legate al futuro delle relazioni sociali nel mondo del lavoro di domani.
Tralasciando infatti le questioni legate all’opportunità dal punto di vista della sicurezza e la salute dei lavoratori, questo periodo ci sta facendo aprire gli occhi su quanto vecchie convenzioni sociali si opponessero ad un cambiamento che è sia a favore delle aziende che dei lavoratori stessi, cioè il “lavoro agile” o smart working. Tali fattispecie si distinguono dal telelavoro per la loro flessibilità nella individuazione delle giornate da dedicare a questo tipo di svolgimento del lavoro e nella scelta del luogo ove prestare l’attività lavorativa, che non coincide necessariamente con il domicilio del lavoratore (“smart worker”).
Sia che il team si sia sempre incontrato di persona ogni giorno in ufficio, sia che abbia sempre goduto di un ufficio virtuale, i dipendenti si aspettano ora la possibilità di lavorare da casa. Poco importa il motivo per cui la forza lavoro sia passata al lavoro agile, come il fatto che i team siano sempre più composti da lavoratori part-time o freelance, che le aziende mirino ad assicurare ai loro dipendenti un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, che i dipendenti ed i datori di lavoro si siano adoperati per salvaguardare la salute dopo l’insorgere dell’epidemia di COVID-19.
Non sorprende che si stimi che il 25-30% della forza lavoro globale lavorerà da casa entro il 2021. Questo aumento crea la necessità di avere delle linee guida ed una politica di lavoro agile, indipendentemente dal fatto che tale politica sia attuata nei prossimi giorni o nel prossimo anno.
Che cos'è una policy di smart working?
Come già detto, il boom del lavoro da remoto crea una domanda aggiuntiva di regole e linee giuda per i dipendenti che lavorano da remoto. Sebbene il manuale del dipendente possa coprire le proprie aspettative generali, è importante stabilire delle politiche specifiche per lo smart working e capire come e perché sostenerle.
Un’efficace politica di smart working deve:
- creare infrastrutture e canali per supportare i lavoratori da remoto
- prendere in considerazione le insidie alla sicurezza che derivano da un ambiente remoto
- affrontare direttamente questioni comuni, comprese le sfide sociali e tecnologiche
Anche se i team hanno già iniziato a lavorare da remoto, è possibile comunque, anche adesso, creare e implementare delle politiche di smart working relative ai vari dipartimenti, tra cui: risorse umane (HR) (o comunque tutte le esigenze legate al personale), IT (incluse tutte le esigenze di interazione quali supporto di quanto esistente, gestione delle richieste di nuovo HW, abilitazioni, etc…) e aspettative riguardanti la proprietà dell’azienda, il tempo e il project management.
Una policy di smart working dovrebbe essere creata e sviluppata da tutto il team, dirigenti e dipendenti, che dovrebbero impegnarsi in un dialogo aperto su ciò che il lavoro da remoto comporta in ordine alle loro dinamiche ed ai loro progetti specifici. Queste politiche dovrebbero essere ampiamente divulgate e discusse con ogni dipartimento prima che vengano richieste eventuali firme di intesa. Poiché si tratta di un cambiamento significativo per tante organizzazioni, è importante rivedere le nuove policy di smart working tre mesi dopo averle attuate per verificare il raggiungimento degli obiettivi preposti e poterle modificare se necessario.
Politiche di smart working per il personale e le Risorse Umane
Nella maggior parte dei casi, le aziende hanno adottato regole atte a coprire le esigenze del personale, tra cui misure di protezione statale, congedi per malattia, ferie e permessi e codice di abbigliamento.
Per esemplificare, possiamo pensare ad una policy che riguarda l’assistenza delle persone a carico del lavoratore. In un ambiente di lavoro tradizionale, infatti, potrebbe non essere necessario esplicitare regole che impediscano ai lavoratori di portare i propri figli in ufficio. Ma, in un ambiente virtuale, potrebbe essere necessario specificarlo: un’efficace policy di smart working potrebbe includere una sezione in cui si precisa se sia consentito o meno prendersi cura del proprio figlio o di una persona cara, durante l’orario lavorativo.
Sebbene nei periodi di emergenza le regole aziendali possano essere allentate, è comunque sempre importante non lasciare nulla al caso durante le normali circostanze lavorative.
La policy potrebbe anche dover stabilire requisiti per gli ambienti di lavoro dei dipendenti. Ad esempio, se la attività dell’azienda è riconducibile ad un call center, sarà necessario specificare che ogni membro del team dovrebbe lavorare in una stanza tranquilla, con accesso a Internet e telefono anziché al tavolo in una cucina (o bar affollato) dove altre persone o animali domestici possono creare rumori e disturbi di sottofondo.
La policy di smart working dell’HR potrebbe anche includere metodi per rivolgersi alle risorse umane e presentare in forma digitale reclami, se necessario. Inoltre, la policy dovrebbe stabilire l’orario di lavoro in cui il dipendente dovrebbe essere reperibile per i propri colleghi oltre che le modalità (es. tramite chat o telefono). La digitalizzazione dei processi all’interno di tool appositi diviene il tassello fondamentale per poter operare questo passaggio in tranquillità.
Policy di smart working per IT, hardware e tecnologia
Se un’azienda non dovesse avere già in essere una politica “Bring Your Own Device” (chiamato anche BYOD) che prevede che i lavoratori debbano/possano utilizzare il proprio dispositivo personale, sarà necessario riflettere sul tema e, probabilmente, fornire ai dipendenti che dovranno lavorare da remoto i dispositivi necessari affinché li utilizzino da casa. Ciò comporta l’attivazione anche di predisposizioni atte a proteggerli.
Questi dispositivi possono includere:
- Telefoni
- Computer
- Router
- Connessioni ad Internet
- Monitor
- Attrezzature aggiuntive come tastiera, mouse, cuffia, cavi e altre necessità
Come è facile capire, e come l’esperienza di questi giorni ci ha ampiamente dimostrato, risulta necessario considerare anche i costi ricorrenti dello smart working e l’impatto sulla produttività come, ad esempio, garantire una connessione Internet stabile, una linea telefonica fissa o un servizio di telefonia mobile. Avere una politica completa di smart working che affronta i termini di utilizzo per ciascun dispositivo e una politica di utilizzo di Internet durante l’orario di lavoro, può proteggere sia l’azienda che il dipendente.
Ancora, le aspettative sull’uso dell’hardware e del software di proprietà aziendale dovrebbero essere chiare. La policy sul smart working dovrebbe anche chiarire che la sicurezza rimane ancora una priorità e si aspetta che il team sia attento quando si aprono allegati e pagine Web, per evitare attacchi di malware e virus.
Anche in questo caso, l’esistenza di tool predisposti alla gestione dei processi ITSM più comuni può accelerare enormemente l’adozione di queste nuove metodologie di lavoro.
Policy di smart working relative al Project Management
La gestione di un team da remoto presenta sfide diverse rispetto alla gestione del personale in loco. Ad esempio, i manager dei dipendenti che operano da remoto dovrebbero essere più fiduciosi delle capacità di gestione del tempo del loro team, poiché non saranno in grado semplicemente di “pattugliare” l’ufficio per assistere chi potrebbe aver bisogno di ulteriori indicazioni. Proprio come i dipendenti hanno bisogno di una chiara policy di smart working per sapere come saranno gestiti, allo stesso modo anche i manager hanno bisogno della stessa chiarezza per affrontare le insidie comuni che riguardano la supervisione di una forza lavoro da remoto.
La policy di smart working, quindi, dovrebbe definire chiaramente anche il modo in cui i dirigenti monitoreranno i progressi. Ciò può significare l’implementazione di software di gestione dei progetti, come Asana, e la formazione dei lavoratori da remoto su come tenere traccia e condividere i loro progressi.
La policy dovrebbe anche includere le modalità di comunicazione fra il personale e come si fa ad accedere alle risorse condivise. Ciò può essere spesso realizzato con sistemi di self-service software o soluzioni di Knowledge Management Solution.
Come condividere e accedere facilmente alle policy di smart working
Come detto in precedenza, la creazione di una propria policy di smart working può essere semplice e paragonabile alla personalizzazione di un template. Tuttavia, è importante che, una volta create le regole, esse vengano archiviate in un luogo facilmente accessibile a tutti. Una copia cartacea, ad esempio, non sarà funzionale per un ambiente di lavoro da remoto, come invece può essere utile un manuale cartaceo per i dipendenti. Allo stesso modo, mentre l’invio di un’e-mail che potrebbe essere persa nella casella di posta può risultare per lo più inefficace, un drive condiviso, un accesso Web o un portale self-service possono facilitare l’accesso per tutti i dipendenti che lavorano da remoto e che cercano di rivedere le politiche e le risorse necessarie.
In considerazione della mole informativa e dalle rapidità con cui le regole possono essere aggiornate, risulta importante creare un Knowledge database con tutte le informazioni utili ai dipendenti che operano da remoto. Questo può comprendere tutte le policy e le procedure relative a ciascuna posizione e non si deve limitare a far riferimento solo alla policy di smart working. Anche strumenti tecnologici quali motori di ricerca e chatbot possono anche aiutare i dipendenti durante la transizione verso un ambiente di lavoro da remoto, fornendo risposte rapide alle loro domande. La direzione e coloro che gestiscono il service desk IT, possono essere inondati di domande ripetitive, soprattutto quando si tratta di configurare hardware o software da casa. Strumenti tecnologici come quelli citati precedentemente, portali intelligenti e soluzioni di knowledge management comporteranno l’aumento della componente di self-service ed una conseguente riduzione delle chiamate del service desk e delle domande ai manager, diminuendo così i tempi di gestione delle richieste del service desk.
Supportare le politiche sullo smart working
Un recente sondaggio CFO di Gartner ha rivelato che il 74% delle organizzazioni cambierà le condizioni di lavoro di alcuni dipendenti dopo il COVID-19 in modo permanente, lasciandoli lavorare da remoto. Per questo motivo, è ragionevole pensare che lo sforzo di implementare policy di smart working ora avrà un impatto anche sul lungo termine.
Una volta che la policy sullo smart working sarà stata completamente creata, compresa e firmata da tutte le parti in causa, sarà fondamentale che la direzione e altri team forniscano il loro supporto per rendere facile per tutti l’adesione a queste regole. Come per tutti gli altri aspetti del lavoro da remoto, sono semplicemente richieste un’efficace comunicazione e condivisione delle conoscenze per poter andare avanti con facilità.
Fonti
Francesco Clabot – Partner – NETCOM