SAP Digital Access

Guida al SAM: Il modello Digital Access di SAP

Analisi introduttiva

Quello dell’accesso indiretto, è un rischio ben noto e di vecchia data per i clienti SAP.

In base alla definizione di “utilizzo” riportata nei contratti SAP infatti, l’ausilio di “interfacce di terze parti o altri sistemi intermedi” connessi a SAP, si configura come un utilizzo indiretto del prodotto (indirect access) che richiede l’acquisto di licenze per “questi sistemi e i loro utenti”.

La scarsa chiarezza e l’ampia varietà di sistemi e metodologie con cui gli ambienti possono interagire con SAP, crea un problema di tipo interpretativo lato licensing. Questo in molti casi porta i clienti ad assumere posizioni discordanti rispetto ai risultati delle attività di audit condotte da SAP, quando queste comportano un’elevata spesa non programmata.

Per porre rimedio a questo problema, nell’aprile 2018 SAP ha introdotto un nuovo modello di licenza chiamato “Pricing for the Digital Age”, basato sul conteggio del numero di documenti creati nell’ERP di SAP dai sistemi esterni (sono stati identificati nove tipi di documenti). Tale modello garantisce, ai clienti che decidono di aderirvi, l’astensione da parte di SAP durante gli audit alla verifica e al pagamento degli accessi indiretti.

SAP Digital Access Adoption Program

Se da una parte i clienti SAP hanno espresso interesse per il nuovo modello di pricing, dall’altra non si è registrata un’adozione significativa dello stesso, per via della difficoltà nel determinarne in modo chiaro l’impatto in termini economici e quindi l’eventuale convenienza rispetto al vecchio modello di licensing basato sugli accessi indiretti.

Per agevolare i clienti nella scelta del giusto modello e quindi calcolare volumi e costi dei documenti digitali prodotti previsti dalla nuova metrica, SAP a maggio 2019 ha introdotto il programma Digital Access Adoption Program (DAAP). Si tratta di un’agevolazione economica per i clienti che decidono di aderire al nuovo piano entro maggio 2020. Il programma prevede due fasi: misurazione dei consumi e scelta di una tra due opzioni di incentivo finanziario.

Come misurare il consumo dei documenti

Esistono due modi per misurare il consumo dei documenti previsti dal nuovo modello di licensing:

  1. Affidarsi al team di SAP per ricevere supporto nell’effettuare il conteggio;
  2. Utilizzare il SAP Passport tool;

Nel primo caso si tratta ancora di una stima fatta da SAP mentre nel secondo caso è bene sapere che:

  • Il rilascio dello strumento ha già subito un ritardo;
  • Lo strumento sarà inizialmente disponibile solo per le ultime versioni di ECC;
  • Il conteggio dei documenti inizia dal momento dell’installazione, quindi non è possibile ottenere una stima annuale immediata e accurata.

Due modi per calcolare il pricing

Dopo aver effettuato il conteggio esatto dei documenti, il passaggio successivo è quello di stimare il costo del Digital Access. Ancora una volta, SAP offre due metodi che Gartner descrive come:

  • Il metodo di crescita del 15%: con questa soluzione il cliente licenzia almeno il 115% dell’attuale numero di documenti e pagherà solo per la porzione del 15% di crescita.
  • Il metodo di sconto del 90%: con questa soluzione il cliente licenzia il 100% dei digital objects attualmente in uso e riceve un 90% di sconto.

Raccomandazioni

Il consiglio è quello di effettuare un’analisi accurata sul conteggio dei documenti così da avere un numero certo e quindi di svolgere un’analisi comparativa tra la nuova logica dei “Digital Access” e quella degli accessi indiretti.

Grazie al nostro supporto sarà possibile definire il numero esatto dei documenti e quindi confrontare le due possibili soluzioni.  Dopo aver effettuato l’analisi, sarà possibile iniziare a negoziare con SAP il numero esatto di documenti digitali richiesti.

Se si decide di passare al nuovo modello, è necessario innanzitutto determinare lo shelfware (ovvero le licenze che non vengono più utilizzate) idoneo allo scambio (crediti) al fine di ottenere delle riduzioni ulteriori.

Sebbene il programma DAAP chiarisca che non ci sono ulteriori sconti oltre ai due incentivi finanziari, è comunque necessario negoziare con SAP per ridurre potenziali rischi futuri:

  • È necessario impedire a SAP di aggiungere in futuro nuove categorie di documenti;
  • È necessario assicurarsi che tutte le licenze di accesso digitale vengano rimborsate qualora SAP dovesse decidere di abbandonare il modello dei Digital Access.

Contatta il nostro team di esperti

Grazie alle analisi effettuate su misura per ogni cliente, siamo in grado di identificare l’opzione più conveniente, fornendo consulenza sulle garanzie contrattuali e minimizzando i rischi di audit.

Contattaci per maggiori informazioni o per parlare con i nostri consulenti.