L’arrivo del Cigno (N)Zero: potenziali modelli operativi della nuova emergenza globale. (2/3)

Il concetto alla base di questa sequenza può essere rappresentato come una serie di onde, per l’esattezza tre, ognuna delle quali deve esaurire la sua corsa prima di consentire alla successiva di arrivare, formarsi, avviare la sua corsa verso terra e infine disperdersi.

L’insieme delle tre onde e delle relative fasi, può essere riassunto in questo modo:

Onda 1: Emergenza

– Fase 1.1: Acquisizione e avviamento infrastrutture di emergenza

– Fase 1.2: Gestione infrastruttura remota di emergenza

– Fase 1.3: Ottimizzazione infrastruttura di emergenza

Onda 2: Ripristino

– Fase 2.0: Progettazione nuovo assetto

– Fase 2.1: Implementazione nuovo assetto

– Fase 2.3: Ottimizzazione nuovo assetto

Onda 3: Nuova normalità

– Fase 3.1: Progettazione Business Continuity Management (BCM)

– Fase 3.2: Implementazione BCM

– Fase 3.3: Miglioramento continuo BCM

La prima onda è quella dell’emergenza, e si divide in tre fasi.

Nella prima fase di questa onda le aziende stanno acquisendo infrastrutture di emergenza, fatte di Laptop, VPN, firewall, etc.. e le stanno implementando in affiancamento alle infrastrutture preesistenti, con l’obbiettivo di abilitare attività in smartworking e salvaguardare il più possibile la produttività aziendale.

Chi sta completando, o ha implementato, il rilascio di queste infrastrutture di emergenza deve ora necessariamente occuparsi di attivare dei processi di gestione di queste infrastrutture di emergenza, e in questa sotto fase dovrà occuparsi di dare supporto a utenti che lavorano da remoto che hanno bisogno di Service Desk i cui operatori lavorano, o dovrebbero lavorare, anche loro da remoto, e se partiamo dal presupposto che le infrastrutture di emergenza hanno avuto una progettazione molto di base è assolutamente comprensibile che queste infrastrutture possano aver bisogno di un supporto importante.

A questo bisogna necessariamente aggiungere un aumento delle esigenze di banda, sia per le postazioni remote sia per i nodi centrali, ed una maggiore attenzione alla sicurezza delle informazioni, visto che questa nuova situazione comporta un enorme allargamento del perimetro operativo sia dal unto di vista geografico che tecnologico, al punto da suggerire di effettuare una apposita, e veloce, analisi dei rischi per evitare che eventuali falle nella sicurezza, dovute alla velocità di implementazione, possano diventar facile bersaglio dei vai livelli di cybercriminali.

Una volta completato l’avviamento di una piattaforma di gestione, per le aziende si presenta l’esigenza di verificarne l’ottimizzazione. Strutture progettate ed implementate in velocità rischiano di risultare sovradimensionate, e quindi oltremodo costose, soprattutto se non si conosce con precisione l’orizzonte temporale in cui devono rimanere operative. Se l’esigenza diventa di medio o lungo periodo, l’ultima sotto fase assume un ruolo fondamentale nella gestione della crisi organizzativa.

L’incognita della durata della fase di emergenza può essere risolta solo dal tempo, e in base a quanto sarà estesa si potranno raggiungere livelli di ottimizzazione coerenti con le esigenze aziendali, tuttavia la sfida (ri)organizzativa è solo all’inizio.

La seconda onda è quella del ripristino ed è anche questa divisa in tre fasi.

Nella prima fase si dovrà progettare il ripristino della normale operatività, ma sarà veramente una operatività paragonabile a quella di prima? Difficile a dirsi, ma probabilmente no, ed il perché è relativamente semplice. Nella fase di emergenza le aziende hanno dovuto sperimentare nuovi modi di lavorare, ed è probabile che questa situazione abbia innescato nuovi modelli relazionali. Sicuramente ha comportato l’acquisizione di nuove infrastrutture, e se la prima onda avrà una durata abbastanza ampia probabilmente ci sarà l’esigenza di gestire l’infrastruttura di emergenza. Questo significa che se una azienda ha acquisito una infrastruttura mobile, ad esempio, dovrà scegliere se dismetterla, a discapito della infrastruttura precedente, oppure integrarla, totalmente o parzialmente, all’interno della infrastruttura precedente.

Ovviamente in questa fase di progettazione le aziende dovranno ragionare in base al loro contesto operativo ottimale. Ad esempio una azienda italiana con una o più sedi produttive in Cina, ed una o più sedi commerciali sul continente americano, si troverà in questo momento ad affrontare contemporaneamente la fase di ripartenza in Cina, la fase di emergenza in Italia e la fase di pre-emergenza in America, tutto questo con le alte sfere aziendali al lavoro da remoto e probabilmente senza aver collaudato i modelli organizzativi che si implementeranno. A questo punto le domande si moltiplicano: i centri di direzione e controllo dell’azienda si devono fermare(il top management per intenderci) ? debbono rimanere dove sono originariamente o possono spostarsi per andare ad operare dalle zone in cui l’emergenza è già passata? Se scelgono di spostarsi, di quale tipo di supporto possono avere bisogno? E così via.

Va da se che, una volta progettata la strategia di ripristino, questa vada implementata in una seconda fase di questa onda, e la sua complessità potrà essere più o meno variabile, ma sarà in ogni caso un segnale di ottimismo che, si spera, possa dare nuova linfa alle aziende.

Personalmente ritengo che in questa fase risulterà particolarmente importante la comunicazione interna alle aziende, visto che ci saranno dei cambiamenti che, come è normale che sia, rischiano di incontrare una forte resistenza, tipica dell’animo umano, nei confronti di eventuali cambiamenti radicali. Avere l’appoggio interno del personale su cui i cambiamenti avranno effetto risulterà fondamentale ai fini del raggiungimento del miglior risultato possibile, e per ottenere questo sarà fondamentale comprendere bene le ragioni profonde di quelli che immancabilmente, a vario titolo, si opporranno al cambiamento.

Fra queste motivazioni troveremo ansie di vario tipo, elaborate molto spesso in buona fede, guidate da costrutti del tipo ‘ma prima si faceva in un altro modo’, unite ad atteggiamenti negativi che in realtà a volte potrebbero celare il timore della perdita del lavoro o di una variazione in negativo del proprio percorso di carriera. A prescindere dalla solidità di queste motivazioni sarà importante riuscire a ricondurre tutte le reazioni ad una collaborazione convinta, altrimenti qualunque tipo di progetto avrà vita difficile.

Una volta completata l’implementazione della nuova infrastruttura organizzativa e tecnologica si dovrà andare nella direzione del consolidamento, cercando quindi di raggiungere il maggior livello di efficienza possibile nel rispetto degli obbiettivi organizzativi ed aziendali che si saranno identificati nelle fasi precedenti.

(Continua)…